Privacyverklaring AVIA
Coöperatie AVIA Nederland U.A. (“AVIA”) is een coöperatie met 365 tankstations van ondernemers door heel Nederland. Om onze activiteiten goed te kunnen uitvoeren, is het in een aantal gevallen nodig om persoonsgegevens van u te verwerken. Dat doen we altijd zorgvuldig en in overeenstemming met de privacywetgeving en ons interne privacybeleid. In deze privacyverklaring leggen wij u uit hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens en hoe wij uw privacy beschermen.  

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
Deze privacyverklaring gaat over het verwerken van persoonsgegevens door AVIA als verwerkingsverantwoordelijke. AVIA is gevestigd in Soest aan de (3768 HL) Birkstraat 108. U kunt ons bereiken via het contactformulier op onze website: https://avia.nl/contact of via info@avia.nl.    

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerkt AVIA uw persoonsgegevens? 
De onderneming van AVIA bestaat uit verschillende activiteiten. Hieronder zullen wij per activiteit uiteenzetten welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welk doel en op welke rechtsgrond. De persoonsgegevens krijgen wij in de meeste gevallen van u zelf, al kunnen wij uw persoonsgegevens in sommige gevallen ook van de houder van een tankstation ontvangen. 

AVIA Card
AVIA Card is een tank- en mobiliteitspas voor ondernemers en zzp’ers en transportondernemingen. Door het aanvragen van een AVIA Card gaat AVIA met u een overeenkomst aan. Voor de uitvoering van deze overeenkomst heeft AVIA uw (zakelijke) contactgegevens nodig. Het gaat dan om gegevens zoals uw voor- en achternaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, uw functie en bankgegevens ten behoeve van de facturatie. Zonder deze gegevens is het voor AVIA niet mogelijk om de overeenkomst met u te sluiten. Deze contactgegevens verkrijgen wij ofwel van uzelf, ofwel van de houder van een AVIA tankstation waar u zich heeft aangemeld voor de AVIA Card. AVIA verwerkt uw persoonsgegevens in haar klanten- en debiteurenadministratie en heeft daarnaast een gerechtvaardigd belang om uw persoonsgegevens ook te verwerken ten behoeve van relatiebeheer en voor service- en marketingdoeleinden, zoals bijvoorbeeld lead-opvolging. AVIA bewaart uw persoonsgegevens tot twee jaar na het beëindigen van de overeenkomst, tenzij wij uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke regeling of ten behoeve van de (overige) activiteiten van AVIA langer moeten bewaren. 

Clubsparen
Sportclubs en verenigingen kunnen bij AVIA een verzoek tot deelname aan het Clubsparen-programma van AVIA doen. Met dit programma kan iedereen die de sportclub of vereniging een warm hart toedraagt bij iedere tankbeurt punten voor de deelnemende sportclub of vereniging sparen. Verzilverde punten kunnen door de sportclub of vereniging geheel naar eigen inzicht besteed worden. Door het aanvragen van een clubspaarkaart gaat AVIA een overeenkomst met u aan. Voor de uitvoering van deze overeenkomst heeft AVIA uw contactgegevens nodig. Het gaat dan om gegevens zoals uw voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer. Zonder deze gegevens is het voor AVIA niet mogelijk om de overeenkomst met u te sluiten. Deze contactgegevens verkrijgen wij ofwel van uzelf, ofwel van de houder van een AVIA tankstation waar u zich heeft aangemeld voor het Clubsparen-programma. AVIA verwerkt uw persoonsgegevens in haar klanten- en debiteurenadministratie en heeft daarnaast een gerechtvaardigd belang om uw persoonsgegevens ook te verwerken ten behoeve van relatiebeheer en voor service- en marketingdoeleinden, zoals bijv. lead-opvolging. AVIA bewaart uw persoonsgegevens tot twee jaar na het beëindigen van de overeenkomst, tenzij wij uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke regeling of ten behoeve van de (overige) activiteiten van AVIA langer moeten bewaren. 

ViaAVIA
ViaAVIA is het spaarprogramma van AVIA. Met een gepersonaliseerde spaarkaart spaart u bij iedere tankbeurt en/of door aankopen in de AVIA-tankshop punten. Gespaarde punten kunnen gebruikt worden voor het aanschaffen van artikelen uit de webshop of voor het verkrijgen van kortingen op diverse producten. Dit doet u door in te loggen via uw AVIA-account of via de ViaAVIA-app. Door een ViaAVIA-spaarkaart aan te vragen gaat AVIA een overeenkomst met u aan. Voor de uitvoering van deze overeenkomst heeft AVIA uw contactgegevens nodig. Het gaat dan om gegevens zoals uw voor- en achternaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Zonder deze gegevens is het voor AVIA niet mogelijk om de overeenkomst met u te sluiten. Deze contactgegevens verkrijgen wij ofwel van uzelf, ofwel van de houder van een AVIA tankstation waar u zich heeft aangemeld voor het ViaAVIA spaarprogramma. AVIA verwerkt uw persoonsgegevens in haar klanten- en debiteurenadministratie en heeft daarnaast een gerechtvaardigd belang om uw persoonsgegevens ook te verwerken ten behoeve van relatiebeheer en voor service- en marketingdoeleinden, zoals bijv. lead-opvolging. AVIA bewaart uw persoonsgegevens tot twee jaar na het beëindigen van de overeenkomst, tenzij wij uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke regeling of ten behoeve van de (overige) activiteiten van AVIA langer moeten bewaren. 

Te allen tijde kunt u een verzoek tot verwijdering van uw persoonsgegevens indienen via het formulier op https://viaavia.nl/verzoek-verwijdering-gegevens

Tankstation in de buurt zoeken
Op de website van AVIA is een zoekfunctie voor het vinden van een tankstation bij u in de buurt opgenomen. Door het invullen van uw postcode of adres krijgt u een overzicht van de tankstations in uw omgeving te zien. Voor het gebruik van deze zoekfunctie worden door AVIA uw locatiegegevens of adresgegevens verwerkt. Zonder deze gegevens kan de service van AVIA om alle tankstations bij u in de buurt te tonen niet verleend worden. AVIA bewaart uw persoonsgegevens tot 24 uur nadat u van de zoekfunctie gebruikt heeft gemaakt, tenzij wij uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke regeling of ten behoeve van de (overige) activiteiten van AVIA langer moeten bewaren. 

Websitebezoek
Voor het bezoeken van de websites www.avia.nl en www.viaavia.nl geldt dat AVIA gebruik maakt van cookies. Over het gebruik van deze cookies informeren wij u in de op deze websites opgenomen cookieverklaringen. Op de websites van AVIA kunt u verder via een contactformulier vragen aan AVIA stellen, bijvoorbeeld over een tankstation, Clubsparen of betalingen. Om uw vragen te kunnen beantwoorden, dient u in dit contactformulier uw voor- en achternaam, e-mailadres en – indien u telefonisch contact wilt – uw telefoonnummer in te vullen. Ook kunt u in dit contactformulier uw kaartnummer invullen indien u vragen over één van de tank- of spaarkaarten van AVIA heeft. Daarnaast typt u in het contactformulier uw inhoudelijke bericht aan AVIA. Eventuele extra persoonsgegevens die u in dit contactformulier invult, worden niet door AVIA gebruikt. AVIA gebruikt uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. AVIA bewaart uw persoonsgegevens totdat zij uw vraag heeft afgehandeld, tenzij wij uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke regeling of ten behoeve van de (overige) activiteiten van AVIA langer moeten bewaren. 

Nieuwsbrief
Op de website van ViaAVIA kunt u zich aanmelden voor het ontvangen van de nieuwsbrief. Op die manier blijft u onder meer op de hoogte van speciale voordeelacties en kunt u individuele kortingen ontvangen. Indien u zich voor de nieuwsbrief aanmeldt, registreren wij uw naam en e-mailadres. Bij aanmelding geeft u door uw naam en e-mailadres in te vullen en de betreffende knop aan te vinken uitdrukkelijk toestemming voor het verwerken van deze persoonsgegevens. U kunt uw toestemming altijd intrekken door u voor de nieuwsbrief af te melden. ViaAVIA bewaart uw naam en e-mailadres zolang u voor de nieuwsbrief ingeschreven staat.   

Hoe gaat AVIA met uw persoonsgegevens om?
AVIA heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en om misbruik te voorkomen. Wij zorgen er bijvoorbeeld voor dat de systemen waarin wij uw persoonsgegevens opslaan zo goed mogelijk beveiligd zijn. We voldoen daarbij aan de geldende beveiligingsstandaarden. Als er ondanks de door ons genomen beveiligingsmaatregelen toch sprake is van een beveiligingsincident dat waarschijnlijk nadelige gevolgen voor uw privacy heeft, informeren wij u hier zo spoedig mogelijk over. Ook informeren we u dan over de maatregelen die we genomen hebben om de gevolgen van het incident te beperken en om herhaling in de toekomst te voorkomen. Binnen AVIA geldt verder dat alleen de medewerkers van AVIA die uw persoonsgegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben toegang tot deze gegevens hebben.  

Geeft AVIA uw persoonsgegevens door aan landen buiten de EU? 
Betrokkenen die zijn aangemeld voor het ViaAVIA spaarprogramma worden in het kader van service- en marketingdoeleinden benaderd voor soortgelijke producten en/of diensten van AVIA. Voor het toezenden van deze marketingcommunicatie wordt gebruik gemaakt van het mailprogramma Mailchimp. De servers van Mailchimp bevinden zich in de Verenigde Staten. Als passende waarborgen voor de data-export aan Mailchimp wordt gebruik gemaakt van de EU Standard Contractual Clauses, die zijn geïncorporeerd in het Data Processing Addendum van Mailchimp. Het Data Processing Addendum inclusief de Standard Contractual Clauses kan via de volgende website van Mailchimp worden geraadpleegd: Mailchimp Data Processing Addendum Preview | Mailchimp. Daarnaast is Mailchimp aangesloten bij het EU-U.S. Data Privacy Framework, waarvoor de Europese Commissie op 10 juli 2023 een adequaatheidsbesluit heeft afgegeven (zie: Make sure your business is GDPR-compliant | Mailchimp). Op bovengenoemde data-export aan Mailchimp na, verwerkt AVIA geen persoonsgegevens buiten de Europese Unie.

Hoe lang bewaart AVIA uw persoonsgegevens? 
AVIA ziet er zeer nauwkeurig op toe dat al uw gegevens zorgvuldig bewaard en beschermd worden. Wij hanteren een bewaarbeleid waarin vastgelegd is hoe lang wij persoonsgegevens bewaren. Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verwerkt. Eerder in deze privacyverklaring heeft AVIA al per activiteit uiteengezet hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren. Wij houden ons verder aan de wettelijke bewaartermijnen.  

Deelt AVIA uw persoonsgegevens met derden?
Wij delen uw persoonsgegevens met verwerkers die wij inschakelen voor de systemen die wij gebruiken, voor onze hosting diensten en/of, voor ICT ondersteuning. Ook delen wij uw persoonsgegevens in sommige gevallen met de houders van tankstations die zijn aangesloten bij AVIA en vice versa (in het geval van een aanmelding voor de AVIA Card, Clubsparen en ViaAVIA). Ook tussen de houders van tankstations van AVIA onderling kunnen persoonsgegevens uitgewisseld worden, vanwege het gebruik van gezamenlijke softwareprogramma’s die door AVIA aan haar leden ter beschikking zijn gesteld, ten behoeve van bijvoorbeeld relatiebeheer en/of het verrekenen van in het kader van loyaliteitsprogramma’s verleende kortingen. AVIA heeft met alle partijen aan wie zij uw persoonsgegevens verstrekt afspraken gemaakt om te waarborgen dat deze gegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de privacywetgeving en het interne privacybeleid van AVIA verwerkt worden. AVIA werkt verder met geheimhoudingsverplichtingen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens bij andere partijen bekend worden. In sommige gevallen moeten we op grond van een wettelijke verplichting ook gegevens aan derden verstrekken. We kijken in dat geval altijd hoe we uw recht op privacy zoveel mogelijk kunnen respecteren. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden. Ook worden uw persoonsgegevens niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering. 

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens
Wilt u weten welke persoonsgegevens wij over u hebben vastgelegd? U kunt bij AVIA een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die over u zijn of worden verwerkt. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vindt u het niet nodig dat bepaalde persoonsgegevens zijn verwerkt, dan kunt u een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering bij ons indienen. Voorts heeft u het recht om bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens te maken indien u van mening bent dat het gebruik van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten. U heeft verder het recht op gegevensoverdracht. Daarnaast heeft u het recht om een verleende toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens te allen tijde in te trekken. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het ontvangen van onze nieuwsbrief. Het intrekken van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking daarvan.  

Indien u ons een verzoek of bezwaar stuurt, zullen wij u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 4 weken na ontvangst van uw verzoek of bezwaar informatie verstrekken over de acties die wij ondernomen hebben. U kunt uw verzoek of bezwaar voorzien van uw naam, adres en telefoonnummer per e-mail versturen aan info@avia.nl.  

Indienen klacht bij Autoriteit Persoonsgegevens 
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door AVIA kunt u een e-mail sturen naar info@avia.nl. U heeft het recht om een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen als u niet tevreden bent met hoe AVIA uw persoonsgegevens verwerkt en we uw verzoek of bezwaar niet naar tevredenheid konden afhandelen.  

Over deze privacyverklaring
De regelgeving op het gebied van privacyrecht verandert regelmatig. Hierdoor is het noodzakelijk dat wij onze privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen. Als deze wijzigingen ook voor u van belang zijn, dan attenderen wij u daarop of maken wij de wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar. De meest actuele versie van onze privacyverklaring kunt u steeds terugvinden op onze website. Deze privacyverklaring is laatstelijk gewijzigd per september 2024.