AVIA Privacyverklaring

Wat we doen met de persoonsgegevens van onze klanten

Versie: September 2019

Coöperatie AVIA Nederland U.A. (“AVIA”) is een coöperatie met 350 tankstations van ondernemers door heel Nederland. Om onze activiteiten goed te kunnen uitvoeren, is het soms nodig om persoonsgegevens van u te verwerken. Dat doen we altijd zorgvuldig en in overeenstemming met de wet en ons interne privacybeleid. We verkrijgen de persoonsgegevens van u zelf, maar ook van onze leden. Dat zijn de tankstationhouders. De belangrijkste persoonsgegevens die wij verwerken zijn uw contactgegevens die u zelf op www.avia.nl (“Website”) achterlaat en gegevens over de wijze waarop u uw eventuele spaarpunten besteedt. Daardoor kunnen wij u persoonlijke aanbiedingen doen. Als u een e AVIA Apps gebruikt, kunnen wij ook gegevens verwerken over de locatie waar u zich bevindt.

De basisbeginselen van ons interne privacybeleid zijn:

  • We vertellen u altijd wat we doen met uw gegevens en zorgen dat u uw rechten kan uitoefenen.
  • We gebruiken de gegevens alleen voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld (zoals relatiebeheer, klantenadministratie, service en marketing).
  • We verzamelen, gebruiken en bewaren niet meer gegevens dan we nodig hebben om het doel te bereiken waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
  • We verzamelen, gebruiken en bewaren alleen gegevens als er geen andere manier is om hetzelfde doel te bereiken.
  • Hoe privacygevoeliger de informatie over u, des te minder gebruik we maken van de gegevens.
  • We gebruiken de gegevens alleen voor zover daarvoor een in de wet vermelde grond is.
  • We nemen passende beveiligingsmaatregelen tegen verlies van of onbevoegde toegang tot persoonsgegevens.
  • We verstrekken uw persoonsgegevens alleen aan derden als we voldoende waarborgen voor de bescherming van uw gegevens krijgen.

In deze Privacyverklaring geven wij antwoord op de volgende vragen:

Welke gegevens verwerken we?

Waarom verwerken we uw gegevens?

Waarom mogen we uw persoonsgegevens gebruiken?

Wie hebben er toegang tot uw gegevens?

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Moet ik de gegevens aan AVIA verstrekken?

Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van mijn gegevens?

Met wie kan ik contact opnemen als ik vragen heb over het gebruik van mijn gegevens

Hoe zit het met het gebruik van mijn gegevens door derden?

Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Welke rechten heeft u met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens (en hoe kunt u ze uitoefenen)

Plaatsen jullie cookies als ik jullie website bezoek?

We passen de Privacyverklaring soms aan, bijvoorbeeld omdat er wetswijzigingen zijn.

Overzicht van gebruik van de persoonsgegevens van onze klanten en relaties

ACTIVITEIT VAN DE BETROKKENE WELKE GEGEVENS VERWERKEN WE? WAAROM VERWERKEN WE UW GEGEVENS? WAAROM MOGEN WE UW PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKEN? WIE HEBBEN ER TOEGANG TOT UW GEGEVENS? HOE LANG BEWAREN WE UW PERSOONSGEGEVENS? MOET IK DEZE GEGEVENS AAN AVIA VERSTREKKEN?
Bezoeken van de Website
  • Cookies
  • IP-adres.
 Voor servicedoeleinden: om uw websitebezoek in de toekomst te vergemakkelijken, bijvoorbeeld door het opslaan van uw gebruikersnaam, wachtwoord en voorkeursinstellingen. Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor het behartigen van ons gerechtvaardigde belang om onze producten en diensten zo efficiënt mogelijk aan onze bezoekers te kunnen bieden.
  • Google;
  • Alleen medewerkers van AVIA die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van AVIA.
  • AVIA deelt ook persoonsgegevens met marktonderzoekbureaus en andere derden. Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen via het contactformulier op de website
We bewaren deze gegevens maximaal een halfjaar na uw laatste bezoek aan onze Website, tenzij we op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten. U kunt aangeven dat u de cookies wil blokkeren.
Invullen contactformulier op de Website
  • Contactgegevens (zoals naam, adres, geslacht, kaartnummer);
  • Het door u achtergelaten bericht, inclusief eventueel door u achtergelaten persoonsgegevens in dat bericht.
Voor servicedoeleinden: om uw bericht te kunnen opvolgen en u over de vervolgstappen te kunnen informeren. Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor het behartigen van ons gerechtvaardigde belang om onze producten en diensten zo efficiënt mogelijk aan onze bezoekers te kunnen bieden.
  • AVIA gebruikt verschillende systemen voor de verwerking van uw persoonsgegevens en de leveranciers van die systemen kunnen daardoor ook persoonsgegevens van u verwerken. Voor meer informatie over deze leverancier kunt u contact met ons opnemen via het contactformulier op de website
  • AVIA deelt ook persoonsgegevens met marktonderzoekbureaus. Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen via het contactformulier op de website
  • Alleen medewerkers van AVIA die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van AVIA.
We bewaren deze gegevens totdat we uw bericht hebben gemarkeerd als ‘afgehandeld’, tenzij we op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten. De verwerking van deze persoonsgegevens is verplicht als u wilt dat wij uw bericht in behandeling nemen. Zonder deze gegevens kunnen wij uw bericht niet in behandeling nemen.
Aanmelden Nieuwsbrief via de Website Contactgegevens (zoals naam, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer) Relatiebeheer, marketing, klantenadministratie en servicedoeleinden; om:
  • u te informeren over de laatste nieuwtjes over AVIA;
  • u te informeren over verbeteringen van de Website;
  • u te informeren over speciale aanbiedingen en acties die worden aangeboden via de Website en/of de AVIA tankstations;
  • onze producten te verkopen en te leveren;
  • verkoopbevorderende activiteiten te ontplooien;
  • respons op onze marketingacties te meten;
  • een klantadministratie en debiteurenbeheer te voeren;
  • een ClientManagementSysteem (CMS) te beheren;
  • marktonderzoek uit te voeren;
  • onze websites te verbeteren.
Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor:
  • Het behartigen van het gerechtvaardigd belang van AVIA of derden (voor zover dat boven uw privacybelang gaat). Dat gerechtvaardigd belang is het belang van AVIA om haar producten en diensten zo efficiënt mogelijk aan haar bezoekers te kunnen bieden.
  • U HEEFT TE ALLEN TIJDE HET RECHT OM BEZWAAR TEGEN DE ONTVANGST VAN NIEUWSBRIEVEN OF ANDERE COMMERCIËLE MAILINGS TE MAKEN. DAT KUNT U DOEN DOOR OP DE AFMELDKNOP IN DE MAILING TE DRUKKEN OF DOOR DIT ONS TE LATEN WETEN VIA HET CONTACTFORMULIER OP DE WEBSITE
  • AVIA gebruikt verschillende systemen voor de verwerking van uw persoonsgegevens en de leveranciers van die systemen kunnen daardoor ook persoonsgegevens van u verwerken. Voor meer informatie over deze leverancier kunt u contact met ons opnemen via het contactformulier op de website
  • AVIA deelt ook persoonsgegevens met marktonderzoekbureaus. Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen via het contactformulier op de website
  • Alleen medewerkers van AVIA die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van AVIA.
We bewaren deze gegevens maximaal twee jaar nadat u zich heeft afgemeld voor onze nieuwsbrief, tenzij we op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten. De verwerking van deze persoonsgegevens is verplicht als u op de hoogte wilt blijven van het nieuws rondom AVIA, omdat wij zonder deze gegevens de nieuwsbrief niet naar u kunnen versturen.
Aanmelden en deelnemen aan loyaliteitsprogramma’s van AVIA
  • Contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres)
  • Kaartnummer en aantal spaarpunten
Servicedoeleinden, relatiebeheer en marketing, voor
  • Het uitvoeren van verkoop bevorderende activiteiten;
  • Het voeren van een klantadministratie en debiteurenbeheer;
  • Het beheren van een ClientManagementSysteem (CMS);
  • Het uitvoeren van marktonderzoek;
  • Het communiceren met u door middel van het verzenden van servicemails;
  • Het verbeteren van onze websites.
Het gebruik van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor:
  • De uitvoering van onze overeenkomst met u;
  • het behartigen van het gerechtvaardigd belang van AVIA of derden (voor zover dat boven uw privacybelang gaat). Dat gerechtvaardigd belang is het belang van AVIA om haar producten en diensten zo efficiënt mogelijk aan onze relaties te kunnen bieden.
  • AVIA gebruikt verschillende systemen voor de verwerking van uw persoonsgegevens en de leveranciers van die systemen kunnen daardoor ook persoonsgegevens van u verwerken, waaronder een door een derde partij ter beschikking gesteld platform. Voor meer informatie over deze leverancier kunt u contact met ons opnemen via het contactformulier op de website.
  • AVIA deelt ook persoonsgegevens met marktonderzoekbureaus. Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen via het contactformulier op de website Alleen medewerkers van AVIA die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van AVIA.
We bewaren deze gegevens maximaal twee jaar nadat onze zakelijke relatie met u is beëindigd, tenzij we op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten. De verwerking van deze persoonsgegevens is verplicht als u gebruik wilt maken van ons loyaliteitsprogramma, omdat wij zonder deze gegevens onze producten en diensten niet kunnen leveren.
Inwisselen spaarpunten vouchers in webshop
  • Contactgegevens (voornaam, achternaam, e-mailadres, geslacht);
  • Kaartnummer en aantal spaarpunten
  • Aankopen.
Uitvoering loyaliteitsprogramma en doen van gepersonaliseerde aanbiedingen Het gebruik van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor:
  • De uitvoering van onze overeenkomst met u;
  • het behartigen van het gerechtvaardigd belang van AVIA of derden (voor zover dat boven uw privacybelang gaat). Dat gerechtvaardigd belang is het belang van AVIA om haar producten en diensten zo efficiënt mogelijk aan onze relaties te kunnen bieden.
  • De aankopen die u door middel van de vouchers doet, worden afgewikkeld door Touch Incentive Marketing B.V. . AVIA heeft met Touch Incentive Marketing B.V. afspraken gemaakt ten behoeve van de zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. Voor meer informatie over het gebruik van uw gegevens door Touch Incentive Marketing B.V., kunt u contact met hen opnemen.
  • Alleen medewerkers van AVIA en Touch Incentive Marketing B.V. die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van AVIA.
We bewaren deze gegevens maximaal twee jaar nadat onze zakelijke relatie met u is beëindigd, tenzij we op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten. De verwerking van deze persoonsgegevens is verplicht als u gebruik wilt maken van ons loyaliteitsprogramma, omdat wij zonder deze gegevens onze producten en diensten niet kunnen leveren.
Inwisselen spaarpunten vouchers in webshop
  • Contactgegevens (voornaam, achternaam, e-mailadres, geslacht);
  • Kaartnummer en aantal spaarpunten
  • Aankopen.
Uitvoering loyaliteitsprogramma en doen van gepersonaliseerde aanbiedingen Het gebruik van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor:
  • De uitvoering van onze overeenkomst met u;
  • het behartigen van het gerechtvaardigd belang van AVIA of derden (voor zover dat boven uw privacybelang gaat). Dat gerechtvaardigd belang is het belang van AVIA om haar producten en diensten zo efficiënt mogelijk aan onze relaties te kunnen bieden.
  • De aankopen die u door middel van de vouchers doet, worden afgewikkeld door Touch Incentive Marketing B.V. . AVIA heeft met Touch Incentive Marketing B.V. afspraken gemaakt ten behoeve van de zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. Voor meer informatie over het gebruik van uw gegevens door Touch Incentive Marketing B.V., kunt u contact met hen opnemen.
  • Alleen medewerkers van AVIA en Touch Incentive Marketing B.V. die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van AVIA.
We bewaren deze gegevens maximaal twee jaar nadat onze zakelijke relatie met u is beëindigd, tenzij we op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten. De verwerking van deze persoonsgegevens is verplicht als u gebruik wilt maken van ons loyaliteitsprogramma, omdat wij zonder deze gegevens onze producten niet kunnen leveren.
Zoeken naar een tankstation in de buurt
  • Locatiegegevens; of
  • Adres, postcode of plaats.
Servicedoeleinden en, marketing en relatiebeheer
  • Het weergeven van de dichtstbijzijnde tankstations in uw omgeving;
  • Het uitvoeren van verkoop bevorderende activiteiten;
  • Het verbeteren van onze websites.
Het gebruik van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor het behartigen van ons gerechtvaardigde belang om onze producten en diensten zo efficiënt en klantvriendelijk mogelijk aan onze relaties te kunnen bieden.
  • AVIA gebruikt verschillende systemen voor de verwerking van uw persoonsgegevens en de leveranciers van die systemen kunnen daardoor ook persoonsgegevens van u verwerken. Voor meer informatie over deze leverancier kunt u contact met ons opnemen via het contactformulier op de website
  • Alleen medewerkers van AVIA die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van AVIA.
We bewaren deze gegevens maximaal 24 uur nadat u gebruik hebt gemaakt van deze service, tenzij we op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten. De verwerking van deze persoonsgegevens is verplicht als u gebruik wilt maken van deze service, zonder deze gegevens kunnen wij u deze dienst niet aanbieden .
Inwisselen spaarpunten/ vouchers voor tanken en korting in tankshop
  • Aangekochte producten (inclusief waarde)
  • Vouchernummer/spaarkaartnummer.
Uitvoering loyaliteitsprogramma Het gebruik van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor:
  • De uitvoering van onze overeenkomst met u; en
  • het behartigen van het gerechtvaardigd belang van AVIA of derden (voor zover dat boven uw privacybelang gaat). Dat gerechtvaardigd belang is het belang van AVIA om haar producten en diensten zo efficiënt mogelijk aan onze relaties te kunnen bieden en binnen haar organisatie te verrekenen.
  • Binnen de organisatie van AVIA Nederland worden ook persoonsgegevens tussen de verschillende tankstationhouders uitgewisseld, ten behoeve van het verrekenen de waarde van in het kader van loyaliteitsprogramma’s verleende kortingen. Voor zover mogelijk gebeurt dat na anonimiseren van de persoonsgegevens
  • Alleen medewerkers van AVIA en Touch Incentive Marketing B.V. die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van AVIA.
We bewaren deze gegevens maximaal twee jaar nadat onze zakelijke relatie met u is beëindigd, tenzij we op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten. De verwerking van deze persoonsgegevens is verplicht als u gebruik wilt maken van ons loyaliteitsprogramma, omdat wij zonder deze gegevens onze producten niet kunnen leveren.

Verdere informatie over het gebruik van de persoonsgegevens en uw rechten

WIE IS DE VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING VAN MIJN GEGEVENS?

Coöperatie AVIA Nederland U.A., gevestigd aan de Birkstraat 108 (3768 HL) te Soest, is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens

MET WIE KAN IK CONTACT OPNEMEN ALS IK VRAGEN HEB OVER HET GEBRUIK VAN MIJN GEGEVENS

Contact opnemen kan via ons contactformulier op de website

HOE ZIT HET MET HET GEBRUIK VAN MIJN GEGEVENS DOOR DERDEN?

  • AVIA heeft met alle partijen aan wie zij uw persoonsgegevens verstrekt, afspraken gemaakt zodat er voldoende waarborgen zijn voor de zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens, in overeenstemming met de wet en het interne privacybeleid van AVIA en deze AVIA Privacyverklaring. Dat zijn onder meer de leverancier van ons loyaltysysteem Lorgan Technologies Ltd. (gevestigd in Limerick, Ierland) en de partij die ons loyaltyprogramma voor ons uitvoert, Touch Incentive Marketing BV (gevestigd in Barendrecht). Binnen de organisatie van AVIA Nederland worden ook persoonsgegevens tussen de verschillende tankstationhouders uitgewisseld, ten behoeve van bijvoorbeeld relatiebeheer en het verrekenen van in het kader van loyaliteitsprogramma’s verleende kortingen.
  • Als we derden ook toegang geven tot uw gegevens, doen we dat alleen als we zeker weten dat die derde de gegevens alleen gebruikt op een manier en voor een doel dat verwant is aan het doel waarvoor de gegevens hebben verkregen, en alleen in overeenstemming met deze AVIA Privacyverklaring. Verder gelden er altijd de op grond van de wet vereiste geheimhoudingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens zomaar bekend worden bij andere partijen.
  • In sommige gevallen moeten we op grond van een wettelijke verplichting ook gegevens verstrekken aan derden. Daarbij kijken we altijd hoe we uw recht op privacy zoveel mogelijk kunnen respecteren.
  • Als we uw gegevens willen doorgeven buiten Europa, bijvoorbeeld omdat een datacenter of onze leverancier daar is gevestigd, doen we dit alleen onder de voorwaarden die de wet daaraan stelt, bijvoorbeeld door middel van een contract waarop de EU Model Clauses van toepassing zijn.
  • Voor meer informatie over deze leveranciers kunt u contact met ons opnemen via het contactformulier op de website

HOE BEVEILIGEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

  • Wij nemen alle redelijke, passende beveiligingsmaatregelen om onze bezoekers en deelnemers te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens. We voldoen daarbij aan de geldende beveiligingsstandaarden.
  • Als ondanks de beveiligingsmaatregelen, er toch sprake is van een beveiligingsincident dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, zullen wij u zo snel mogelijk informeren over het incident. We informeren we u dan ook over de maatregelen die we hebben genomen om de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen. WELKE RECHTEN HEEFT U MET BETREKKING TOT HET GEBRUIK VAN UW PERSOONSGEGEVENS (EN HOE KUNT U ZE UITOEFENEN)

WELKE RECHTEN HEEFT U MET BETREKKING TOT HET GEBRUIK VAN UW PERSOONSGEGEVENS (EN HOE KUNT U ZE UITOEFENEN)

  • U kunt bezwaar maken tegen gebruik van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als u van mening bent dat het gebruik van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten of het voldoen aan een wettelijke verplichting.
  • U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens er van u zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt.
  • Als u vindt dat wij onjuiste persoonsgegevens over u hebben, dan kun u deze persoonsgegevens laten corrigeren. U kunt ons ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, ook voor de termijn die wij nodig hebben om uw verzoeken of bezwaren te beoordelen.
  • U kunt ons ook vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen uit onze systemen.
    U kunt ons ook vragen om te zorgen dat uw persoonsgegevens aan een andere partij worden overgedragen.
  • Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij wij een dwingend, gerechtvaardigd belang hebben om de gegevens niet te verwijderen, dat zwaarder weegt dan uw privacybelang. Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-upsystemen verwijderen. Wij kunnen weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor onze systemen of de privacy van anderen in gevaar brengt.
  • U kunt de hiervoor genoemde verzoeken doen of het genoemde bezwaar maken door een brief te sturen, voorzien van uw naam, adres, telefoonnummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs aan AVIA of info@AVIA.nl Vergeet u niet om uw BSN op de kopie van het identiteitsbewijs onleesbaar te maken, voordat u deze meestuurt. U krijgt binnen een maand antwoord.

PLAATSEN JULLIE COOKIES ALS IK JULLIE WEBSITE BEZOEK?

Wij kunnen cookies plaatsen als u onze websites bezoekt. Voor meer informatie over het plaatsen en beheren van cookies, kunt u onze cookieverklaring raadplegen op onze website